学术会议主办方一般是一个学术协会（association）, 这种协会最开始可能是几个对某个共同话题感兴趣的研究者们张罗起来的，然后聚拢的学者越来越多，人数不断增加，往往跟着学科的壮大就逐渐壮大起来成了全国性级别的协会。

这种协会一般会向会员征收每年几百块钱的membership fee， 用于举办和召开各种学术活动, 以及奖励好文章、优秀研究者和支持青年学者。学术协会可能有几千或者几万的会员, 协会里面自己选董事会，组织不同主题的task force（特别小组） 和committee（委员会），同时可能会雇佣工作人员和志愿者，一起组织和管理协会的日常。在美国一般这种学士机构都是非营利组织的性质。

在大多数社会科学学科，这样的协会一般是一年召开一次学术年会， 而且每年举办的时间基本固定，比如AOM (Academy of Management)每年都在八月份左右召开，ARNOVA（Association of Research on Nonprofit Organizations a day Voluntary Action）每年都在11月份感恩节之前的那一周，PMRA（Public Management Research Association） 每年在六月份第一或第二周，这样每年比较稳定的举办时间可以便于参会者提前做一整年的规划。

会议时间一般控制在3-5天，既让大家有充分的参会时间不枉大老远来折腾一把，又不至于让参会者觉得离家太久耽误了生活和工作。很多会一般有两天是在周六日开，比如周四是第一天，周日是最后一天，从而充分利用周末时间而少耽误工作时间。

很多会议也会设置pre-conference sessions（提前场）, 比如周四是第一天会议，但是星期三就安排了不同主题的workshop，时间宽裕的学者可以提前赶到选择多听几场。

学术年会的召开时间虽然比较稳定但地点一般每年都不一样，尤其是全国性的学术会议，一方面是让大家趁机每年都去去不同的地方增加新鲜感，另一方面是为了方便来自全国各地的参会者，比如今年在东海岸，明年在西海岸，对于住在两边的学者都比较公平，不至于每年都跑特别远（然而大体上东边的会还是比西边的会多一些）。

对于比较大型的学术会议，其实可以选择的举办城市并不多，比如AOM，因为参加人数众多，每年只用一个酒店盛不下所有参会者，需要找到相距较近的多个大酒店l作为开会地点才行，因此注定了只能在为数不多的几所大城市举办，比如Atlanta（亚特兰大）, LA（洛杉矶）, 温哥华等，因为一般的中小城市没有这么多聚在一起酒店。 最后就变成了每年在这几个主要的大城市轮换着举办。

除了全国性学术会议以外，还有很多地区学术会议, 比如ASPA (American Society for Public Administration) ，每年都会在3或4月份举办全国性的年会，但除此之外在美国不同的地区还分别在不同时间有地区性年会，比如SECOPA（东南地区年会）, NECOPA（东北地区年会）等等，方便在附近的学者参会，不必跋山涉水跨越时差赶来开会。

总体而言，全国性学术会议的声望自然会比地区性的高一些，但地区性的更student-friendly（欢迎学生参与）, 尤其非常适合首次作presentation的人参加，是很好的锻炼机会。同时，很多地区学术会议上presentation的质量也绝不次于全国性会议, 还可以认识和结交附近的学者。

学术会议每年在召开之前的几个月里（一两个月到八九个月不等）主办方首先会在网站以及会员的listserv（邮件群）里发出“Call for Proposal（参会申请召集）”的消息，宣布今年会议举办的具体时间、地点、本次大会的主题，以及各个方向的主题，其实就相当于一个邀请, 告诉所有学者可以准备向今年的大会开始投稿。

同时，会议网站上还会登出投稿的详细流程，是需要提交abstract（摘要）, proposal（申请）, 还是full manuscript（完成稿）， 投稿需要什么格式，多少字数为宜，以及使用网站提交的具体步骤等等。

大部分会议的申请不需要提交full paper（全文），只需要1000以内的description（简介）, 写明最重要的几个部分即可（你研究什么问题, 显著性, 简单介绍相关文献, 以及你的方法论等）；但是这个根据不同会议的习惯有所不同，AOM是我参加过的一个要全文以及double blind peer review（双盲同业审阅）的。一般来说，投稿过程越严格，会议在领域内的声望也最高。

话说你投出去申请几个月之后，主办方就会通知你你的论文有没有被会议接收，如果收到一封以congratulations开头的邮件那就说明是被接收了。还有一种情况是你投的是presentation, 但主办方把它接收为了poster（展区参会）—— poster的要求一般会比presentation低一些，对于演讲者来说压力也小一些，不需要提交全文稿, 对于年轻学者是尤其适合的。申请如果被拒也是很正常的事情, 不必too upset。

如果申请被接收，那么下一步就是要按照会议要求的时间完成你的研究以及写出文章来，一般主办方会要求你在会议开始之前的几周之内完成全文并且要求你届时发邮件给跟你在同一个论坛的其他研讨者，方便大家有充足的时间提前阅读，会议现场可以更好的发问和讨论。

那么，这个时间点就成了你的一个deadline，虽然说如果到时候交不出差别人也不会把你怎样，但是如果一个论坛上别人都发了论文只有你没有发，还会是有点难看和尴尬的是不是？（当然每个会议、不同论坛召集人的风格和要求都不尽相同，也有根本就不记得要完成稿的 组织者...）

到了开会的时候你会跟其他四或五篇相似题目的文章被分同一个论坛，大家轮流做12-15分钟左右的讲演，中间穿插提问或者留到最后的半个小时左右集中讨论。一般一个环节长度为一个半小时。如果是poster的话，你会和其他做poster的学者一起被安排在某天的某个时段（通常是一个半天）在某个场地摆放好你的poster，在这个时段内会有各种学者过来展会场地散步浏览，还会向你提问题或者跟你交流。Poster的展示过程通常比较casual（随意）和informal（非正式），还有很多人只是挨个看而不会跟你说话。