国际会议通常围绕具体的国际问题举行，其举行往往涉及具有相关利益的国家。为了确保会议的成功，必须在会议之前做好充分的准备。会议的筹备工作一般包括会议的开始、会议时间和地点的选择、会议邀请、会议议程的拟订、会议文件的编写和相关技术问题，认真的准备可以为会议的成功奠定良好的基础。

会议的发起

国际会议可以由一个国家发起，也可以由几个国家联合发起；也有一个国家发起和几个国家发起的情况。无论发起形式如何，国际会议总是与某些国际发展有关。在某些情况下，一些国家发起并举行了国际会议，以寻求提高其国际威望和扩大其影响力。

会议地点

虽然国际会议的地点是一个技术性问题，但它往往受到各方的关注，因为它往往对会议的结果，特别是会议的气氛产生重大影响。19世纪，大多数国际会议都在有关大国之一的首都举行。自20世纪以来，主要的国际会议经常在中立地点举行（如日内瓦、瑞士、维也纳、奥地利等）。国际会议有时在主办国的首都或城市举行，或在对解决讨论中的问题最感兴趣的国家举行。

会议邀请

一旦国际会议的筹备工作完成，有关各方将着手进行邀请工作。邀请通常由会议东道国发出，有时由非东道国的赞助国发出。邀请函应附有拟议议事规则草案和参加会议的要求。邀请函通常说明会议的目的和预期结果，会议的与会者，即会议的参与国，一般应包括与会议讨论的问题有关的所有国家，有时还应包括对所讨论的问题感兴趣或可能在解决问题方面发挥重要作用的国家。为了确保会议取得成功，并确保会议结果公平、合理、得到普遍承认和遵守，应邀请所有直接有关国家参加会议。