提前准备好会场，包括设置演讲台、摆放桌椅、调试音响设备和投影设备等，确保会议开始前一切就绪。

确保会议按照预定的时间表进行，协调主持人、发言人和参与者之间的时间安排，严格控制每个环节的时间。

确保发言人按照预定的顺序进行演讲，提醒他们控制时间，遵守会议规定的演讲时长。

协调和组织与会人员的提问环节，确保提问秩序井然，每个问题都得到适当的回答。