学术会议纪要是对会议讨论内容、决策和行动计划的正式记录。它不仅为参会者提供会议的详细回顾，还为未能参加会议的相关人员提供信息。一个有效的会议纪要应具备以下格式和要素：

一、标题部分

1. 会议纪要：在文档的顶部清楚地写上“会议纪要”字样。
2. 会议信息：包括会议的名称、日期、时间、地点。
3. 参会人员：列出所有出席会议的人员，包括主持人、发言人和记录员。

二、正文部分

1. 会议议程：简要概述会议的议程，通常按照议程的顺序列出各个议题。
2. 议题详述：对每个议题的讨论进行详细记录。

• 演讲和报告：摘要演讲和报告的要点。
• 讨论内容：记录讨论的关键观点和意见交流。
• 决策和结果：明确记录达成的决议和投票结果。
• 行动计划：列出行动计划、责任人和截止日期。

3. 未决事项：记录会议中未解决的问题，并说明后续的处理计划。
4. 会议总结：提供一个总结，强调会议的主要成果和未来的步骤。

三、结尾部分

1. 审阅和签名：会议记录员和主持人应审阅纪要，并在文末签名，以确认内容的准确性。
2. 分发列表：列出接收会议纪要的相关人员名单。
3. 附件：如果会议期间有分发的相关资料，应在纪要中提及，并提供获取方式。

四、格式要求

1. 字体和字号：使用标准字体，如宋体或Times New Roman，字号通常为小四或五号。
2. 标题和编号：使用明确的标题和编号，以便快速定位议题。
3. 段落和缩进：使用标准的段落格式，如有编号的议题，可适当缩进。
4. 页眉和页脚：在页眉或页脚中包含会议名称和日期，以及页码。

五、写作风格

1. 客观准确：保持内容的客观性和准确性，避免加入个人意见。
2. 简洁清晰：使用简洁明了的语言，避免冗长和复杂的句子。
3. 专业术语：使用专业术语和行业标准，确保纪要的专业性和准确性。

六、注意事项

1. 及时性：会议结束后应尽快完成会议纪要，以保证信息的新鲜度和准确性。
2. 保密性：根据会议内容的性质，确保会议纪要的分发范围符合保密要求。
3. 存档：会议纪要应妥善存档，以备未来查询和审计。

综上所述，学术会议纪要是会议管理的重要组成部分，它帮助参会者和未能出席的相关人员了解会议的讨论和成果。通过遵循上述格式和注意事项，可以确保会议纪要的有效性和专业性。