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详细介绍如何申请学术会议资助的问题

2024/05/28

  1. 了解资助信息

    • 学校或研究机构的资助项目:许多学校和研究机构会设立专项基金,用于资助研究生或研究人员参加高水平的国际学术会议。例如,中南大学设置了专项用于资助研究生参加国际学术会议,包括会议注册费、差旅费、签证费等
    • 专业组织的资助:一些专业学术组织也会提供会议资助,尤其是对于年轻学者、少数族裔学者或发展中国家的学者。
  2. 确认申请条件

    • 资助对象:通常资助对象包括全日制研究生(不含委培生、定向生等),并且未曾获得过本专项资助的学生
    • 会议级别:申请参加的会议应为国际知名学术组织召开的高水平学术会议,并且论文已被会议录用,申请人为论文的第一作者或第二作者(导师为第一作者)
  3. 准备申请材料

    • 申请表:填写《研究生参加高水平国际学术会议资助申请表》,可从研究生教务管理系统导出并打印
    • 论文摘要或全文:提交被会议录用的论文摘要或全文,证明参会资格。
    • 邀请函或会议通知:提供会议主办方的邀请函或会议通知,说明参会方式(口头报告、墙报等)
  4. 提交申请

    • 通过培养单位审核:申请材料需先经所在培养单位审核确认,然后提交给研究生院或相关部门审核确定
    • 注意申请时间:根据会议举办日期至少提前一个月提交申请材料,注意资助受理的开放时间
  5. 办理出国手续

    • 因公出国(境)申报:凡出国(境)参加会议的研究生,均应按照相关规定提前办理因公出国(境)申报手续,经批准后出访
  6. 参会后的要求

    • 提交参会总结:受资助的研究生应在会议结束后一个月内提交参会总结,完成总结后可按限额标准报销相关费用
    • 公开学术报告:获资助人在国际会议结束后一个月内,必须在所在二级单位做一次与会议主题相关的公开学术报告
  7. 报销流程

    • 填写报账单:在学校“财务平台”的“报账系统”填写并打印国际差旅费报销单,携带相关票据及材料进行报销
  8. 注意事项

    • 资助标准:不同的会议和不同的学生类型(博士生、硕士生)有不同的资助标准,需提前了解清楚
    • 资助范围:资助可用于注册费、国际旅费、住宿费等,但要注意各项费用的标准和限额

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