外审结束后，如何通知期刊编辑？
2024/06/11
752当SCI期刊文章的外审阶段结束后，作者可能会基于审稿意见做出一系列决策，包括修改稿件、重新提交或是撤稿。无论决定是什么，向期刊编辑通知这一决定是一个需要谨慎处理的过程。
一、通知的意图和内容明确化
- 明确意图：在通知编辑之前，作者应确定自己的决定是什么，无论是接受审稿意见并提交修订稿，还是因不同意审稿意见或其他个人原因而选择撤稿。
- 具体内容：如果决定是基于审稿意见修订稿件，需简要概述所做的主要更改和对审稿意见的响应。如果决定是撤稿，需提供合理的理由和对于审稿过程的感谢。
- 后续步骤：说明接下来的预期，比如希望编辑告知下一步的操作流程，或是询问有关稿件提交的时间限制等。
二、采用适当的沟通方式
- 正式邮件：使用正规的电子邮件是与期刊编辑沟通的首选方式。邮件应当保持专业，使用清晰和礼貌的语言。
- 投稿系统：有些期刊可能要求通过在线投稿系统提交所有通信。在这种情况下，应遵循期刊的要求，在系统中设置的相应部分提交信息。
- 信件：虽然较为传统，但在某些情况下，通过邮寄正式信件也是可接受的，尤其对于那些不鼓励使用电子邮件沟通的期刊。
三、邮件/通知的内容撰写
- 主题行：确保邮件的主题行简明扼要，能够反映邮件内容，例如“关于稿件[稿件编号]的修订/撤稿通知”。
- 称呼：使用适当的称呼，如“尊敬的[编辑名字]编辑”，表现出对编辑的尊重。
- 正文：在邮件正文中清楚地陈述自己根据审稿意见所做决定的理由。如果有具体问题或需要协助的地方，也应当在邮件中提出。
四、邮件的语气和格式
- 礼貌语气：即使是在不同意审稿意见或需要撤稿的情况下，也应保持平和和礼貌的语气，表达对编辑和审稿工作的感激。
- 清晰结构：邮件应当有清晰的结构，如引言、主体和结尾，使编辑能够快速理解邮件的要点。
- 正确格式：注意使用标准的商务邮件格式，包括合适的缩进和段落划分，避免长句和复杂的语言结构。
五、后续跟进
- 期待回复：在邮件结束时，可以表明期待编辑回复的意愿，同时询问是否需要提供额外的信息或文档。
- 记录保存：发送邮件后，保存发送邮件的副本和相关材料以备不时之需。
- 等待反馈：给予编辑合理的时间来处理你的请求，并准备根据编辑的反馈采取进一步的行动。
总之，在通知编辑时，保持专业、清晰和礼貌是关键。这有助于维护与期刊的良好关系，并为未来的发表铺平道路。
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