申请参加学术会议的资金资助，通常需要遵循一定的条件和流程。以下是一般的申请步骤和注意事项，具体细节可能因学校、机构或会议的不同而有所差异：

一、了解资助政策和条件

首先，需要仔细研读所在学校、学院或研究机构关于参加学术会议资助的相关政策，了解资助对象、资助范围、资助标准以及申请条件等。这些信息通常可以在学校或学院的官网、研究生院网站或财务部门网站上找到。

二、准备申请材料

申请参加学术会议的资金资助，通常需要准备以下材料：

1. 申请表：填写并提交参加学术会议资助的申请表，表中需包含个人基本信息、会议信息、参会目的、预算明细等内容。
2. 会议邀请函或通知：提供会议主办方发出的正式邀请函或会议通知，证明已被接受参加该会议。
3. 论文接收证明：如需提交论文，则需提供论文已被会议接收的证明，通常为论文接收函或录用通知。
4. 个人学术成果证明：如已发表的论文、获得的奖项等，以证明个人的学术水平和研究能力。
5. 预算计划：详细列出参加会议所需的各项费用及预算，包括交通费、住宿费、注册费、会议资料费等。
6. 其他材料：如导师推荐信、会议日程安排、论文摘要或全文等，具体要求根据资助政策而定。

三、提交申请并等待审核

将准备好的申请材料按照要求提交至相关部门或机构进行审核。通常，这一步骤需要导师的推荐和所在培养单位的审核同意。提交后，需耐心等待审核结果。

四、参会后总结及资助核销

在参加完学术会议后，需要按照资助政策的要求提交参会总结、费用发票及支付记录等相关材料，以便进行资助核销。部分学校或机构还要求提交参会凭证，如会议日程安排、参会照片、报告PPT等。

五、注意事项

1. 提前申请：务必在会议举办前提前申请资助，以免错过申请时间。
2. 仔细阅读政策：在申请前仔细阅读资助政策，确保符合申请条件。
3. 准备充分：准备齐全、规范的申请材料，提高申请成功率。
4. 合理预算：制定合理的预算计划，避免不必要的浪费。
5. 及时沟通：在申请过程中遇到问题时，及时与相关部门或机构沟通解决。

六、示例

以苏州大学为例，其研究生参加国际学术会议资助申请流程大致如下：

1. 研究生参会前申请：申请人需提前一个月在资助受理开放时间（每月1日至25日）内提交申请材料，包括《苏州大学研究生参加国际学术会议资助申请表》和《苏州大学研究生参加国际学术会议资助信息一览表》，以及会议邀请函、论文摘要等。
2. 参会后总结及资助核销：会议结束后，申请人需提交参会总结、费用发票及支付记录、参会凭证等材料进行资助核销。
3. 研究生院审核、校内公布：研究生院每月底进行资助核销审批，审批通过者名单在校内通知中公布。
4. 报销办理：审批通过者在学校智能财务平台提交报销材料，经审核后予以报销。

以上信息仅供参考，具体申请流程和条件请以所在学校或机构的实际要求为准。