会议接待残疾人与会者要注意提供给他们一定的便利，所谓便利，它主要包括两个方面：
 --设施便利
 --服务便利

     顾名思义，设施便利主要侧重于硬件方面，比如
 --酒店客房
 --会议室
 --停车场
 --车库
 --路边
 --坡道
 --入口
 --过道
 --电梯
 --楼梯
 --应急措施
 --餐厅
 --零售店等
 --公厕
 --电话
 --饮水器
 --登记处等等

       服务便利是指为残疾人所提供的服务，以保证他们享有与正常与会者同样的经历和待遇。

                                 
服务便利

       服务便利涉及的是计划和决策事宜。其实，残疾的概念范围很广，表现形式多种多样，残疾人有时可能只是健康方面的问题，因此，要给他们安排固定的、次数较多的或时间更长些的中间休息时间，让他们可以利用这段时间去卫生间或服用药物。有些与会者出于健康原因可能需要会议提供特殊饮食。

       根据潜在与会者的要求以及陆续通过注册表和其他途径收集的信息，会议策划者可以相应调整计划和决策。象处理交通问题一样，可以指派专人负责，如果有问题出现，此人可以全权负责处理。如果与会者有特殊要求，可以请他以书面形式记录下来并告知会议策划人员或酒店和其他相关机构的会议服务经理。相关信息应该传达至每一个与会者。如果会议组织机构或发言人能为盲人与会者专门提供相应的盲文资料，那么这一做法肯定将会受到与会人员的称赞。在某些情况下，这样做或许增加了成本，但是从另一方面看，你在向公众发送出一个非常有意义的信息， 即本次会议时刻想与会者所想，急与会者所急。

       现在，很多机构在主席台旁边安装有字幕显示设备，它可以现场显示发言人所讲的内容。这对那些有听力障碍的人尤为有用。有些会议组织机构甚至聘请专人为聋哑人与会者提供手语翻译，或为有视力障碍的与会者提供会议记录服务。对于一些琐碎的事情，比如为导盲犬提供个喝水碗，虽然花钱不多，但却会给与会者留下美好而长久的印象。他们会非常欣赏会议所提供的周到而热情的服务。