（一）回执、报名表和申请表的含义

回执、报名表和申请表都是作为会议通知、会议邀请函的附件一起发出，要求与会者填写并寄回主办机构，以便收集与会者信息、预计参加人数、确定与会资格的文书。

（二）回执、报名表和申请表的内容

1．参加对象的基本情况。包括：

（1）以个人名义出席会议，填写个人姓名、性别、年龄、服务单位、所任职务、职称、民族，必要时可要求随寄个人简历。

（2）以代表团名义参会，必须写清代表团的法定名称、性质、团长姓名、参加人员名单和基本情况。

2．抵离情况。安排前往机场接站的，可要求参加对象填写抵达会议的时间和交通工具；需要预订回程票的，应写明预订回程票的具体要求。

3．论文选题。学术会议可要求与会者提交论文或研究报告，在回执或报名表上填写研究课题名称，以便会议学术机构掌握。

4．联系方式。包括报名者的工作单位地址、邮编、电话、传真、手机、电子邮箱等。

5．审核意见。这一栏由会议组织机构审核后填写，用于需要经审核确认参会资格的会议。

（三）回执、报名表和申请表的格式

1．标题。写明会议活动的名称和“回执”、“报名表”、“申请表”。

2．正文。正文采用表格的形式，按需要的项目设置栏目，以便于填写和统计分析。正文中最好设备注一栏，让参加对象说明特殊情况。

3．具名。个人参加的由个人签名；单位组团参加，署单位名称并加盖公章。

4．日期。由与会单位或个人写明填写的具体日期。