把信息传递给目标人群的最好方法是什么？大致来说有四种：
1  印刷品广告
2  直接邮寄
3  电话营销
4  电子营销

       决定选用哪种材料或媒介来促销会议并非易事。要想接触到最广泛的受众，仅用一种媒介很难达到效果。因此，大多数会议策划者都采用一种综合的方法，将同一信息做成不同版本，在不同的媒介中传播。

印刷品广告
       印刷品广告是指会议策划者利用文字印刷的形式来宣传会议。印刷品广告必须简明扼要、条理清楚。应该有会议的会标、图片、电话、传真、电子邮件和网址等联系方式。印刷品广告必须能够吸引和保持人们的注意力。印刷品广告是一种很好的广告方法，它具有持续时间长的特点，但是价格也不菲。为解决这个问题，你不妨试试和行业报刊杂志联系，看看他们是否愿意和你做个交易。

直接邮寄
       第二种方法是直接邮寄。印刷品广告的内容有时会受到篇幅限制，而直接邮寄可以传递你想传送的任何信息。当然，信息同样要做到简明扼要。虽然从某种程度上说，直接邮寄可以传送任何信息，但是仍然要考虑印刷和邮资费用。直接邮寄需要准备一个邮寄名单，邮寄名单必须做到是最新的，而且地址必须准确无误。邮寄名单可以从产业协会或其他地方买到。由于直接邮寄的花费并不昂贵，因此，在向名单上所有人寄信前，你不妨做些试投，测试一下反映程度。另外，也可以先寄一张明信片试试，然后再寄上一份内容详细的广告单或小册子，并附上报到注册信息。

电话营销
       传递信息的第三种方法是电话营销。这种方法一般在离会议召开前两个月左右使用。电话营销人员打电话给潜在的与会者，提醒他们会议的时间，并试图让他们通过电话来注册。这种方法使与会者的注册过程变得简易，并且确实有一些人虽想参会却因种种原因还未来得及注册。如果潜在的与会者说他们出席不了会议，电话营销人员可以追踪询问是什么原因导致不能出席。这样做的好处是为你下一次策划的会议提供一些非常有价值的信息。电话营销一个很大的优点是提供了和与会者之间的真人联系机会。印刷品广告和直接邮寄都是被动的方法。印刷品广告登出后只有在与会者看到时才有可能起作用；直接邮寄也要在潜在与会者打开阅读时才能起作用。

电子营销
        电子营销是近年来比较流行的一种方法，但很可能成为极有吸引力并被广泛采用的方法之一。电子营销可以节约很多开支。印刷品广告还是需要做一些的，但更多地可以采用给潜在与会者发送电子邮件的方法。电子营销可以直接发电子邮件，也可以在电子邮件中提供相关信息的链接。当然，仍然可以采用直接邮寄，但电子邮件可以节约下不少印刷和邮寄费用。尽管电子营销不能取代电话营销的真人联系，但至少电子邮件可以起到提醒作用。可以将注册表以PDF文件形式随电子邮件附件或直接作为电子邮件发送给潜在与会者，与会者可以直接进行回复和注册。
电子邮件唯一的缺点是垃圾邮件问题。由于现在很多互连网运营商为用户提供辨别垃圾邮件服务，所以，当你使用电子营销方式给一个群组发送相同邮件时，必须要确定所发送信息不被当作垃圾邮件处理。                 

材料
        以上我们探讨了信息传送的各种方法，下面我们来看一下传送信息使用的材料。传送信息使用什么材料？是明信片、广告单、小册子、信件还是网站呢？综合一下又怎么样？通常，作为一种注意力吸引物或者一种提醒物，明信片一般在会议开始和接近结束时使用。明信片的制作和邮寄都不太贵，但不足之处是篇幅有限。

       广告单和小册子的好处是两面都可以印东西。你还可以把广告单和小册子设计成部分可以折叠的样子，你可以在上面直接写上地址邮寄，这样便节省下了信封和邮资。明信片或广告单所使用的纸张要注意质量，要选用比60或70磅的常规复印纸厚一些的纸张。明信片或广告单还要注意颜色的使用，要能吸引人的注意力。同样，信纸也必须使用高质量的纸张。如果你有个很好的名单而且名单上的人参会机率很高的话，你还可以考虑多花点钱，做一个印有会议组织机构标识的文件夹，把所有关于会议信息的文件都放在里面。你还可以在文件夹的里袋上设计个切口，把你的名片放在里面以方便与会者随时和你联系。邮寄这些文件夹是个不小的工作量。可以请专门的邮寄公司来做这项工作，你只需把所有材料交给它，然后由他们进行整理装袋，并按时邮寄。有些印刷公司也会兼营这项业务，并且价格合理。
 
        尽管有人认为网站不属于材料，但越来越多的机构还是使用网站来促销会议。你可以通过网站把会议介绍给与会者。每当需要更新日程、酒店和交通等信息时，你只需把它们放进网站，然后给所有与会者发送一封电子邮件通知更新即可。另外，也可以在网站上安装自动更新软件，当你更新信息时，它将自动发送电子邮件通知与会者。发言人的信息、餐饮安排、会后活动、观光旅游、服务详情，甚至菜单都可以放进网站。如果会议是教育性质的，还可以把相应文件和摘要利用网站来上传和下载，用户可以通过密码来阅读这些文件，发表评论，并以电子邮件方式回复作者。如果网站建有Paypal系统，与会者还可以直接在网上注册并放心使用信用卡，不用担心安全问题。
     
       如果举办的是公司会议，由于公司通常都有自己的局域网，信用卡信息可以保存在公司内部，所以安全方面很有保障。另外，有些公司会议是不收取注册费用的。无论哪种情况，与会者都只需在网站注册即可，省去了邮资和纸张的费用。网上服务不仅节约钱，而且节约时间。与会者不再需要提前一段时间注册，他们甚至可以等到最后一天或者最后一分钟发送注册信息。由于不用再使用纸张印刷，电子营销也被称为绿色营销。

提醒
        有几点需要提醒。第一，不是每个人都生活在高科技世界，特别在某些国家或者某些地区。尽管网络变得越来越普及，但并不是所有人都有条件使用宽带，而且目前拨号上网的速度还相对较慢。当然，毫无疑问，在不久的将来，这种情况会改变的。   
       一方面，如果想吸引尽可能多的与会者，会议还是应该提供多种报到注册途径，如邮寄、传真、电子邮件和网站。
       第二，尽管网站快速方便，但上传和下载整个程序的过程还是很花时间的。
       另外，为避免出错，程序本身也需要不断调试。