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会议的六要素之五--时间

2023/09/13

会议时间有三种含义:

A  一是指会议召开的时间;
B  二是指整个会议所需要的时间、天数;
C  三是指每次会议的时间限度。

会议召开时间
        某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素。
        首先是需要,如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次是可能,即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。
       再次是适宜,即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间
        会议需要时间可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间,在会议通知中写明,便于与会者有计划地安排。

会议时间限度
        每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间,应该安排中间休息。

  

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