（一）会议申办请示的含义

会议申办请示是向有关审批机关陈述申办会议的理由和所具备的条件、优势，请求批准主办会议活动的文案。一种是国内机构请求批准在国（境）内举办自行发起的会议。目前这类申办请示的名称尚不统一，有的称为“报告”（如中国商会的规定），有的称为“申请报告”（如科技部的规定），有的干脆统称“申报文件”。由于国内机构申请举办会议都是由上级机关或级别较高的主管部门审批，因此实践中许多单位将申办（请）报告称为“请示”。今后一旦有了全国性统一规定的名称，应当共同遵守。

另一种是国内机构申请举办国际组织发起的会议活动。这时，申办机构要先向国内的有关主管机构请示，获得同意后再向发起会议活动的国际组织提交申办报告。

（二）申办请示的基本内容

1．会议的名称。如举办国际会议，应当写明中英文名称。

2．主办单位和承办单位的名称及分工。

3．历届会议的基本情况。如时间、地点、规模、主办和承办单位、主题和效果等。

4．本届会议的背景、目的、意义、宗旨、条件、主题、与会者、活动形式等。

5．举办时间和地点。

6．会议规模。国际会议申请需提供总人数和国外代表人数，不含港、澳、台地区代表。如设有展览活动，应写明展览的实际有效面积（净面积）。

7．经费来源。

8．联系人、联系办法电话、传真、电子邮件地址和网址等。

9．附件。如申请举办重要国际会议还应提交可行性分析报告、作为主办或支持单位的政府机构同意函、举办地主管部门的意见。

（三）申办请示的结构与写法

申办请示的形式有两种，一种是文章式，一种为表格式。文章式的结构与写法如下：

1．标题。一般应当写明申办机构名称、会议名称和“请示”。

2．主送机关。写明负责审批的机关名称，不能多头主送。

3．正文。正文要逐项写明申办请示的基本内容。要求条理清楚、层次分明，语言简明。

4．附件。申办请示如有附件，应逐项标识每份附件的序号及名称。

5．成文时间。申办请示属于法定公文，使用规范的公文标印格式，无需落款，即在正文的右下方不写发文机关，直接写领导签发的日期（用汉字书写）并加盖公章。