不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：

A 、 信息发布
B 、 回执处理
C 、 确认通知

信息发布
        从媒体上分，邀请有以下几种形式：
印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)
电子邮件
印刷媒介公告
电子媒介公告
信息发布的内容通常包括：
主题
时间
地点(暂定或者候选)
主要议程及安排
费用
标准等
        有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。

回执处理
       对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。
       回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：
A、  明确的人数
B、  职务
C、  性别
D、  联系方式
E、  预计到达目的地时间
F、  迎送要求等
       回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式，如：
a 、 传真
b、  信函
c、  电子邮件
d、  网路回执
e、  电话
       需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。

确认通知
如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。
同时发出的应该还有：
a、  会议的确切地点
b、  时间
c、  议程
d、  签到程序
e、  会展注意事项等。