1. 确定会议规模：明确参会人数、会议时间、地点和内容，以确定整体规模和目标，进而制定相应的预算。
2. 细分预算项目：将预算分为会场租赁、餐饮费用、会议材料、交通费用、礼品费用等不同项目，以便更清晰地掌控经费分配。
3. 确定经费来源：明确会议经费的来源，如公司预算、赞助商资助、参会者注册费等，并确定各方的出资比例和金额。
4. 控制成本：考虑各项费用的合理性和必要性，通过多家供应商比价、精简会议流程等方式控制成本。
5. 预留应急经费：在预算中留出一定的应急经费，以备不时之需，如突发状况或费用超支的情况下可以及时处理。
6. 明确审批程序：确保经费使用合规，并及时报销相关费用。
7. 跟踪和评估：对预算和实际支出进行比对和评估，总结经验教训，为未来的会议预算和经费分配提供参考。

此外，在实际操作中，还应注意以下几点：

1. 提前规划：尽早开始预算规划，以便有足够的时间进行市场调研和价格比较。
2. 灵活调整：根据实际情况和市场变化，灵活调整预算分配，确保资金的有效利用。
3. 透明沟通：与团队成员和供应商保持透明的沟通，确保每个人都清楚预算的限制和目标。