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会议的邀请应该怎么办
2007/10/06
不管什么样的会议,主办者都希望适宜的对象(客户)参加,所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下,邀请包括3个程序:
A 、 信息发布
B 、 回执处理
C 、 确认通知
信息发布
从媒体上分,邀请有以下几种形式:
印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)
电子邮件
印刷媒介公告
电子媒介公告
信息发布的内容通常包括:
主题
时间
地点(暂定或者候选)
主要议程及安排
费用
标准等
有些还附送会议企划书,目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。
回执处理
对于主办者来说,回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。
回执单的设计非常重要,应当做到合理、圆满,通常包括如下信息:
A、 明确的人数
B、 职务
C、 性别
D、 联系方式
E、 预计到达目的地时间
F、 迎送要求等
回执收到后,通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
回执可以有多种形式,如:
a 、 传真
b、 信函
c、 电子邮件
d、 网路回执
e、 电话
需要指出的是,如果会议和条件允许,应该在回执中考虑到与会者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。
确认通知
如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。
同时发出的应该还有:
a、 会议的确切地点
b、 时间
c、 议程
d、 签到程序
e、 会展注意事项等。
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