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组织会议需要注意的十点
2007/11/02
当今的企业有组织会议成瘾的趋势,公司很多员工的主要时间是在会谈。为了提高效率,让物有所值,就需要每次组织会议前做好充分准备,避免低效率的会议。
组织会议下面十点应该注意:
1. 目的。每次会议要有明确的,可以准确界定的期待目标。要清楚,会议是为了信息交流,解决问题,还是做出决定。
2. 组织准备。通过Checklist和时间表******会议的组织工作,如技术问题,会议室,辅助工具,能万无一失。
3. 内容的准备。日程和大致的时间分配,所有相关信息和文件,并通告所有相关人员。
4. 时间。会议最长不宜超过90分钟,******只有60分钟。如果议事内容太多,要安排休息。
5. 准时。要准时开始。等了一次,就总是要等。检查一下是否所有中断会议和影响会议的因素都排除掉了?
6. 纪律。与会者的自律和时间纪律。是否确定了掌握时间的人,以及******的时段安排,并确定了结束会议的时间?
7. 视觉工具。视觉辅助工具的使用,如白板,投影仪,记录纸,图纸板等。讨论的内容应该让所有人都能看得到。
8. 会议管理。有权威的会议管理人。限制离题的讨论,检查事先通过的会议目的是否达到了。
9. 会后行动。与会者达成一致,并决定以什么样的后续行动保证会议结果的推行:谁在何时完成什么?
10. 纪要。手写的行动计划和会议纪要可以马上照下来或复印,让所有与会者拿到。
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