明确预算重点：确定哪些项目是预算分配的重点，例如场地租赁、餐饮服务、演讲者费用等。这有助于你合理分配资源，确保关键需求得到满足。

详细列出收入和支出：预算应包括所有预期的收入和支出。收入可能包括注册费、赞助费等。支出则包括餐饮、交通、场地租赁、住宿、会后考察、杂费、会务服务、宣传推广等费用。

细化支出项目：具体到每一项支出，如餐饮费用需考虑早餐、中餐、晚餐及茶歇；交通费用包括外地嘉宾的往返机票、火车票等；场地费用涉及会议室租赁和设备使用费；住宿费用根据酒店档次和参与者数量计算；杂费则包括打印、复印、横幅制作等小额支出。

预留应急资金：在预算中预留一部分资金作为不可预见支出的备用，以应对可能出现的突发事件或额外费用。

控制成本：通过比较不同供应商报价、协商优惠条件、选择性价比高的服务等方式，有效控制会议成本。同时，优先考虑那些能提供综合服务的供应商，以减少管理和协调的难度。

持续监控和调整：会议筹备过程中，定期审查预算执行情况，根据实际情况进行调整。这有助于及时发现问题并采取措施解决，确保会议的财务健康。

后续评估：会议结束后，进行财务审计，评估实际支出与预算的差异，总结经验教训，为未来的会议预算制定提供参考。