知识管理系统，并没有一个统一的定义。根据组织状况的不同，每个组织都需要发现适合自己的知识管理系统。当我们讨论知识管理系统时，我们集中在那些能够有效存储信息，同时能够实现高效的知识流转、共享、发现的系统。

一种能够按照索引访问那些关键的商业资料（例如销售概况或者员工对企业流程的建议）的文档管理系统。

一个专业技能发现工具，使用它可以发现在整个组织或者企业中，那些人在特定的领域中具备了较高的专业的技能，并探讨如何分享这些技能。

一、您的组织是否需要一个知识管理系统？

在很多的公司中都存在着很好的“知识管理系统”，当然这种系统是一种非正式的、零散的、不系统的应用，同时这种自发的系统主要是手工操作的系统。例如企业的经理们经常使用网络上的共享硬盘或者是Exchange中的公用文件夹来储存重要的资料，同时经理们主要通过电话或者电子邮件的形式对于企业内人员进行观察，从而发现那些专业技能方面的行家里手。

这些非正式的、零散的、不系统的应用可以解决部分企业知识管理中的问题，但是随着组织或企业的成长，特别是地域的扩张，一个自动化的知识管理系统就显示出非常重要的意义，相对与原始的手工知识管理它可以为企业带来更加巨大的利益。它通过更好的组织信息、分享信息、使用信息以及提供搜寻功能，使得企业的员工和各级经理们可以容易的在最合适的时间找到最合适的文档并能找到拥有某种核心能力的最合适职员。

二、成功的知识管理实施的关键是什么？

与任何大型信息系统实施一样，高层的支持对于知识管理系统实施的成败是十分关键的。由于大部分企业或者组织中都没有专门的部门负责知识管理，在实施过程中，高层管理人员必须既要支持系统的实施，又要支持一个新的部门的成立——一个负责全组织内知识管理的部门。高层的支持必须是竭尽全力的，这种支持来自与高层对于知识管理的正确认识和对知识管理对企业价值的认知。

信息的手工输入是知识管理系统中对信息进行分类和组织的关键问题。许多管理人员期望计算机可以自动产生一个令系统用户满意的分类（信息组织方案）。这是一个错误的设想，对新信息的分类和对关键词的组织都是决定系统成败的任务。在这个过程中，技术可以发挥部分作用，但主要的依靠力量还是组织内的员工。