会议室的布局可以事关一场精心策划的会议的成败。依照会议人数和类型的不同，会议室布局可以千差万别。

   拿全体大会来说，剧院或教室形式的座位布局非常理想。关于空间需求的一些经验性原则如下：少于100人时，每人12到13平方英尺（1.1到1.2平方米）；100到300人时，空间可以降低到11到12平方英尺（1.0到1.1平方米）；超过300人时，空间可再降低至10到11平方英尺（0.93到 1.0平方米）。记住一条，两排椅子之间至少相隔两英尺。如果少于两英尺就会显得太拥挤，令人无法接受。如果发言人要求与会者作记录或有桌子上的活动，那会议室就应该呈现教室式布局。教室式布局对空间要求要多些，因为还要把桌子的空间计算在内。少于100人时，每人至少需要22到23平方英尺（2.0到 2.1平方米）；100到300人时，空间可以降低到20到21平方英尺（1.9到1.95平方米）；超过300人时，可以为17到18平方英尺（1.6 到1.7平方米）。注意，不要在会议室放太多桌子。要记住向酒店或会展中心索要会议室、大厅等场所的比例图。

   对单独的会议室来说，房间布置的选择性更强。以一张会议桌为中心，四周摆放椅子的会议式的座位布局非常适合小型董事会和信息交流会。中空圆形或方形式布局是把所有桌椅面对面摆放，中间为空地，椅子摆放在最外围。同样，这样的布局有利于与会者互动。马蹄形布局将桌椅以半椭圆形排列，一端空出，通常空出的一端即为发言人所在方向。T形布局是演讲者站在T字的顶部，即焦点上。U型或V形布局也是一个马蹄形的座位布局，桌椅摆放成V形，椅子仍然处于最外围，形成一个焦点所在。如果有角色扮演，中空圆形或方形式布局就不是一个好的选择，因为角色扮演者们不能进入中间空地，只能从桌子下爬入，或干脆打破布局。不过，这种布局非常适合研讨会和讨论会， 若与会者较多，你还可以考虑安置第二排阶梯桌椅，形成双层布局，这比较适合人数较多的董事会会议或团体会议。

   除了物理上的布局之外，会议室布置还包括一些便利服务，比如水、便笺、笔、纸、杯子和水果糖等。有些人可能不喜欢桌面东西太多，倾向于把杯子和供水设施安放在会议室角落里。如果会议室较大，采用的是剧院式布局，那么供水设施应该设计在会议室的后部和两边，这样与会者就可以在不影响发言人的情况下轻易拿到水。