选择会议场地\地址的步骤
2007/10/06
会议地址的选择
举办会议首先要选择地区和城市,然后选择场馆和设施。根据会议要求的不同,人们会做出不同的选择。 一般来说,选择会议地址有如下步骤:
A、 初步筛选确定侯选名单
B、 背景调查
C、 实地考察
D、 最终选择
初步筛选
首先,我们需要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是首选,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。
确定侯选名单
最好逐渐地缩小侯选范围,然后把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出最终决定。记住,此时仍然处于调查分析阶段,除非你已经到实地进行了考察,否则千万不要签订任何协议。
背景调查
确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合你的要求,有的可能不符合你的要求。
近年来深受欢迎的会议地点(尤其是对于小规模的社交会议和活动)还有博物馆、画廊、历史古迹遗址、图书馆甚至动物园等地方。美国曾经就有一个全国性协会的下属分支机构把一个分会放在动物园召开,并提供午餐。当时,这个协会正在举行年会,作为分会主办方的一个分支机构提议把会议改在晚上去动物园召开,结果受到热烈欢迎。许多机构会把一些特殊活动放在主题公园举办,届时主题公园将关闭部分对外餐饮服务以满足特殊活动的需要,与会者在就餐后将在公园停留几个小时。
实地考察
在最终确定地点之前,去实地考察一下非常重要。你可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息,但是俗话说,百闻不如一见,也就是说,这些都比不上亲自到现场走一走看一看有效。比如,如果你从未到过美国田纳西州纳什维尔的奥普利兰德酒店,你肯定想要亲自去看一看。奥普利兰德酒店宏伟气派,是一家豪华大酒店,从客房区走入举办展览的会议大厅大概需要10到15分钟的时间。这个酒店有花园、瀑布、长廊、购物中心、餐厅和很多很多其他的服务设施。它不象机场酒店那样会议室旁边就是电梯。实地考察应该留意的就是这样一些地方。
最终选择
最后,该做最终决定了。选址是一个为某个活动选择地点的过程,当你选择了一个地点也就意味着你已否定了其他侯选地点。尽管如此,仍有几点你需要注意。首先,当你完成实地考察返回后要尽快和各个考察地点取得联系。不管你最终选择谁,你都应该给它们发一封感谢信。这既是基本的礼貌问题,也是为将来有可能使用该地点留下伏笔,同时,说不定哪天你就会和它们有业务上的往来。
除感谢信外,你还应该把自己实地考察时没有想到的问题也同时传达过去。问题提出得越早,得到的答复也就越早,在做最终决定时可以参考的信息也就越多。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。
A、 初步筛选确定侯选名单
B、 背景调查
C、 实地考察
D、 最终选择
初步筛选
首先,我们需要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是首选,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。
确定侯选名单
最好逐渐地缩小侯选范围,然后把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出最终决定。记住,此时仍然处于调查分析阶段,除非你已经到实地进行了考察,否则千万不要签订任何协议。
背景调查
确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合你的要求,有的可能不符合你的要求。
近年来深受欢迎的会议地点(尤其是对于小规模的社交会议和活动)还有博物馆、画廊、历史古迹遗址、图书馆甚至动物园等地方。美国曾经就有一个全国性协会的下属分支机构把一个分会放在动物园召开,并提供午餐。当时,这个协会正在举行年会,作为分会主办方的一个分支机构提议把会议改在晚上去动物园召开,结果受到热烈欢迎。许多机构会把一些特殊活动放在主题公园举办,届时主题公园将关闭部分对外餐饮服务以满足特殊活动的需要,与会者在就餐后将在公园停留几个小时。
实地考察
在最终确定地点之前,去实地考察一下非常重要。你可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息,但是俗话说,百闻不如一见,也就是说,这些都比不上亲自到现场走一走看一看有效。比如,如果你从未到过美国田纳西州纳什维尔的奥普利兰德酒店,你肯定想要亲自去看一看。奥普利兰德酒店宏伟气派,是一家豪华大酒店,从客房区走入举办展览的会议大厅大概需要10到15分钟的时间。这个酒店有花园、瀑布、长廊、购物中心、餐厅和很多很多其他的服务设施。它不象机场酒店那样会议室旁边就是电梯。实地考察应该留意的就是这样一些地方。
最终选择
最后,该做最终决定了。选址是一个为某个活动选择地点的过程,当你选择了一个地点也就意味着你已否定了其他侯选地点。尽管如此,仍有几点你需要注意。首先,当你完成实地考察返回后要尽快和各个考察地点取得联系。不管你最终选择谁,你都应该给它们发一封感谢信。这既是基本的礼貌问题,也是为将来有可能使用该地点留下伏笔,同时,说不定哪天你就会和它们有业务上的往来。
除感谢信外,你还应该把自己实地考察时没有想到的问题也同时传达过去。问题提出得越早,得到的答复也就越早,在做最终决定时可以参考的信息也就越多。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。
场地的选择
会议的成败,场地的选择相当重要。会议策划者在选择会议场地时,以下6个基本步骤都需考虑进去:
(1)确定会议目的
(2)确定会议形态
(3)决定实质上的需求
(4)考虑与会者的期望
(5)选择何种会议地点与设备
(6)评估选择的正确性
(1)确定会议目的
(2)确定会议形态
(3)决定实质上的需求
(4)考虑与会者的期望
(5)选择何种会议地点与设备
(6)评估选择的正确性
版权声明:
文章来源本站整理,分享只为学术交流,如涉及侵权问题请联系我们,我们将及时修改或删除。
文章来源本站整理,分享只为学术交流,如涉及侵权问题请联系我们,我们将及时修改或删除。
相关知识
近期会议
小贴士:学术会议云是学术会议查询检索的第三方门户网站。它是会议组织发布会议信息、众多学术爱好者参加会议、找会议的双向交流平台。它可提供国内外学术会议信息预报、分类检索、在线报名、论文征集、资料发布以及了解学术资讯,查找会服机构等服务,支持PC、微信、APP,三媒联动。
-
2026年10月优质国际学术会议推荐 4
-
第五届传感、测量、通信与物联网技术国 317
-
2026年第15届计算与模式识别国际 581
-
2026年计算科学与学习技术前沿国际 403
-
2026年第二届计算机视觉与机器学习 2803
-
2026资源、化学化工与应用材料国际 3959
-
2026年图像处理与数字创意设计国际 3674
-
2026年机械工程,新能源与电气技术 8560
-
2026年材料科学、低碳技术与动力工 4107
-
2026年计算流体力学、储能技术与智 08-31
-
2026年高性能计算、建模与仿真技术 08-31
-
2026年智能信号处理、深度学习与无 08-31
-
2026年空气动力学、飞行器设计与推 08-31
-
2026年机电系统、仿生机器人与工业 08-31
-
2026年水利工程、水资源管理与气候 08-31
综合推荐区
会议展示区
-
探讨学术会议标题的SEO优化与学683

-
通过设计会议议程提高会议整体效率1397

-
2023年终工作总结范文(12)1825

-
议程协调沟通技巧:高效会议管理的922

-
如何避免恶意软件对线上会议的威胁1042

-
如何选择会议地点和日期来组织学术822

-
会场布置中需要注意哪些安全问题呢1515

-
会议中的团队协作与分工策略842

-
学术演讲中的数据展示技巧729

-
如何高效筹备一场专业医学学术会议1175

-
保证线上和线下参会者的安全应考虑1124

-
如何吸引优秀论文投稿?1126

-
优化会议流程以减少参与者的等待时1022

-
设计会议的规模3996

-
会议管理中还有哪些挑战需要解决1126

-
深圳市汉威展览策划有限公司 18538

-
WILL 2592

-
武汉金钥匙会务服务有限公司 2804

-
湖北省武汉市洪山区武汉体育学院 8808

-
RH 8460

-
中国市场经济研究会 18805

-
2018年信息科学与技术国际会议 21590

-
复旦大学化学系 21517

-
世界汉语教学学会 18762

-
MTS管理者胜任测评在线 18604

-
上海光同投资管理有限公司 2741

-
中国医院药学杂志编辑部 23611

-
新疆大学(211) 18910

-
科学研究中心 21537

-
华南出版社(广东)有限公司 2562





















9915







































