如何有效地组织会议？
2007/11/02
5862在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？
◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。
◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。
会议的必要性
什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：
◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。
◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。
会议的准备
与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
【案例】
如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?
一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。
如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?
一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。
准备会议的议程
写明会议开始时间和结束时间：
◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
写明会议开始时间和结束时间：
◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
版权声明：
文章来源本站整理，分享只为学术交流，如涉及侵权问题请联系我们，我们将及时修改或删除。
文章来源本站整理，分享只为学术交流，如涉及侵权问题请联系我们，我们将及时修改或删除。
相关知识
近期会议
小贴士：学术会议云是学术会议查询检索的第三方门户网站。它是会议组织发布会议信息、众多学术爱好者参加会议、找会议的双向交流平台。它可提供国内外学术会议信息预报、分类检索、在线报名、论文征集、资料发布以及了解学术资讯，查找会服机构等服务，支持PC、微信、APP，三媒联动。
-
2026资源、化学化工与应用材料国际 218
-
2026年智能制造与光学传感技术国际 235
-
2026年2月高录用率国际学术会议列 37
-
2026年第六届土木工程与建筑国际会 841
-
2026年图像处理与数字创意设计国际 90
-
2026年机械工程，新能源与电气技术 4589
-
2026年材料科学、低碳技术与动力工 307
-
2026年第二届无线与光通信国际会议 1149
-
2026 9th Internati 01-15
-
2026年土木工程智能建造与基础设施 01-15
-
2026年环境工程、生态修复与可持续 01-15
-
2026年数字健康、远程医疗与智能诊 01-15
-
2026年金融科技、智能风控与数字资 01-15
-
2026年智慧农业、食品工程与供应链 01-15
-
2026年计算建模、数学与大数据国际 01-15
综合推荐区
会议展示区
-
会场布置中如何防止参会者走失呢901
-
探讨医学学术会议的流程?1016
-
招商会议注意事项4563
-
详细的制定会议经费预算的方法2600
-
多功能会议室的系统组成方案11528
-
会议文案写作二十七--会议签到表4306
-
议程协调沟通技巧：高效会议管理的521
-
常见的邀请函发送对象820
-
如何避免学术会议标题的模糊不清535
-
市长新春晚会致辞3515
-
会议记录范例——市场秩序整顿会议8487
-
学术会议筹备全攻略：从论文投稿到410
-
学术演讲中的数据展示技巧433
-
如何策划交际酒会4488
-
综述学术会议中的时间管理与规划325
-
《人力资源管理》杂志社 2116
-
中国自动化学会 2241
-
重庆大学 8390
-
武汉赛思 24197
-
上海易贸商务发展有限公司 24295
-
尚体健康科技 2180
-
华中农业大学微生物农药国家工程研 18291
-
APISE 23359
-
博锐国际展览有限公司 24191
-
长春理工大学 18185
-
中健联盟（北京）养老服务有限公司 8243
-
铜陵骥灵商务咨询有限公司 8017
-
北京项目管理协会和中国项目管理研 2143
-
哈尔滨汇联教育科技有限公司 8384
-
ICOCN 23988
