被选派到报到处的工作人员应该经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。报到处要备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；&nb

参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般以下几种方法：簿式签到&n

会议交通保障应该引起高度重视。交通保障的主要任务是、会议租车要注意的细节。

及早预订，为******订餐供应无虞，通常在预订会议时同时附加订餐意向;如不合适应该提前两天对订餐要求、标准任意修改;　　餐费同会议费一同交付;提前确认无误订餐范围、起送份数及用餐时间(订餐时间目前包括早餐、午餐和晚餐)。

在会议用餐中，桌次与座位是一个不可忽视的问题:按习惯，桌次的高低以离主桌位置远近而定。右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。宴会可用圆桌方桌或长桌，一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适中，各个座位之间的距离要相等。&n

接站向到达的与位代表和客人送上热情问候和消毒纸巾湿毛巾，以擦去旅途之劳顿；在回酒店路途中：详尽介绍，让代表一到达会议目的地就对当地有所了解；免费提供会议接站用车的车头牌等；

会议接待残疾人与会者要注意提供给他们一定的便利，所谓便利，它主要包括两个方面：--设施便利--服务便利顾名思义，设施便利主要侧重于硬件方面，比如--酒店客房--会议室--停车

设施便利与会者使用最多的两个地方是会议室和酒店客房。客房我们先来谈谈客房。酒店客房需要为客人提供的东西很多。比如，应该准备一些无障碍房间，即房间浴室可以允许轮椅出入。由于这

会议一般都会需要印刷一些宣传品及会议资料，具体如下：印刷项目会前：大会专用信封、信纸。宣传品--海报、会议通知、报名表。会议期间：

表决系统每个席位的表决器，即有多少席位多少个表决器，与表决器和电脑连接的设备有表决分线器会议表决系统软件LED显示屏电缆线、电脑&nbs

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。&n

一般情形下，健康保障不需要列入会议服务，但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括:1举办地医疗信息的收集2特色专科分布3急救车辆呼叫4费用支付办法5常用药品少量采购6无障碍通道7&nb

要为一个会议划上一个圆满的句号，会后的服务不可忽略。会后服务主要包括：1结帐2资料收集3会议通讯录4花名册5会议摄影像等

会议营销要考虑哪些问题？受众1是否对主体受众有明确定义？2希望从受众那里得到什么？3目标受众的预期是怎样的？4传材料5宣传材料应采用什么风格？6&nb

把信息传递给目标人群的******方法是什么？大致来说有四种：1印刷品广告2直接邮寄3电话营销4电子营销决定选用哪种材料或媒介来促销会议并非易事。要想接触到最广泛的受众，仅用一种媒介很难达到效果。因此，大

议中的突发事件预防和处理？详细周密的策划可以将会议的风险降低至最小。然而有些事情确实是你无法控制的，像火灾、恐怖活动或示威游行；也可能一场改变风向的飓风袭击了会议举办地区，或者一夜暴雨淹没了城市街道；或者发生医疗突发事件，某个与会者需要连夜送往急救室。对于此类突如其来的变化，你有对策吗？&nb

发言人的挑选和确认发言人提到发言人，我们总是先想到那些广为人知的“大人物”，由他们来主持会议开幕仪式或在闭幕式上发表讲话。然而，在现实生活中，发言人并不是某个单一的概念。如果会议持续数日，那恐怕需要的就不单是某一个发言人。此外，如果会议还有好几个分会，分会上还有座谈

什么是ＳＴＡＲ？STAR是保证会议成功举办的四个重要而现实的元素。STAR是四个英文单词的首字母，分别代表：Speaker——发言人Transportation——交通Accessibility——便利Risk——风险&nb

会议离不开用电，会议策划者要考虑哪些用电问题呢？１会议场地照明２视听设备供电３列出所有你需要有电源插座的地方４列出需要电源插座的数量５在平面图上标出电源插座的位置，不要有遗漏。例如，表演人员是否也需要电源插座？摄像师是否需要一个电源插孔来加强光线或者有其他用途？酒吧招待是否会提供冷饮，如果提供，