（一）会议通知的含义

会议通知是会议主办者向具有管理或指导关系的单位或个人发出举办会议信息的会议文书。会议通知的发送对象一是会议的当然成员和法定成员。如各种组织召开全体大会，临时性合作组织召开联席会议，代表性会议召开全体代表会议，应当用会议通知；二是本机关或本单位内部的工作人员；三是下级所属单位；四是受本机关职权所管理的单位。如行政主管部门在自己的职权范围内召集有关企事业单位开会，应当用会议通知。

（二）会议通知的的基本内容

1．会议的背景、目的和名称。名称一定要写全称；

2．主办单位和组织机构。联合主办的会议，要写明每一主办单位名称。如成立组织委员会、筹备委员会、指导委员会、学术委员会等会议组织机构的，要写清机构名称、人员组成情况等；

3．会议内容和形式。如会议的主题、议题、讨论的提纲、议程安排等。报告会应当写明报告人姓名、身份和报告主题、配套活动的形式和内容；

4．参加对象。如果通知是发给单位的，应当说明参加会议的人员的具体条件，如职务、级别、年龄等。专题工作会议应要求分管领导到会。参加对象如资格不同，通知中应分别用“出席”、“列席”、“旁听”、“特邀”等词语来对应，不能搞错。参加对象需要逐级推荐的，要说明推荐的程序。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数；

5．会议的时间。包括报到时间、正式开始时间和会期；

6．会议的地点。应具体写明会场或展馆所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称；

7．其他事项。如参加会议的费用及支付方式，报名的方式和截止日期，有关论文征集、撰写、打印和提交的要求及截止时间，会议的正式语言和工作语言，入场凭证以及组织者认为必须说明的其他事项；

8．联系方式。如主办单位或筹备机构的地址、邮编、银行帐号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等等。

（三）会议通知的结构与写法

1．标题。有以下几种写法：

（1）由主办者名称、会议活动的名称和“通知”组成。标题中标明主办者的名称有助于突出主办者形象，并方便查找检索。基本格式为：《××（主办者名称）关于召开（或举行）××××会议的通知》。

（2）省去主办者的名称，由会议名称和“通知”组成，用于多家单位联合主办的会议。由于主办者较多，都写入标题会使标题显得臃肿，可将主办者写入正文。基本格式为：《关于召开（举行）××××会议的通知》。

（3）仅写“会议通知”四字，仅适用于备忘录式会议通知。

（4）如需根据提交的论文水平确定与会资格的会议，第一轮通知可写为《××学术研讨会论文征集通知》、《关于征集××××学术研讨会论文的通知》，或《关于召开××学术研讨会的预备通知》。

2．发送对象。会议通知有两种发送对象，一是直接发给与会者本人。这种通知写明与会者姓名后加“同志”或“先生”等即可；二是发给特定的组织，称为主送机关，写法有以下几种：

（1）参加范围涵盖所有下属或被管理单位的，可以写统称，如国务院召开省市一级政府负责人会议，通知的主送机关写作“各省、自治区、直辖市人民政府”。

（2）只需少数特定单位参加的会议，可分别在每份通知上写明具体单位的名称，如“×××公司”。

3．正文。会议通知的正文部分可以按上述基本内容分成若干层次和段落，一般分为开头、主体和结尾。开头部分写明举办会议的背景和目的；主体部分可采用序号加小标题的形式写明通知的具体事项；结尾处写明联系联络信息和联络方式，也可用“特此通知”收尾或者省略结尾。

4．落款。如标题中已经写明主办单位的，只需在成文日期上加盖公章，无需再标明发文机关。联合主办的会议活动，通知的标题中未写明主办单位的，每个主办单位都要落款并应当加盖公章。有时也可以组织委员会、筹备委员会或秘书处的名义落款。

5．成文时间。用汉字写明具体的年、月、日。

召开重要会议的通知，必须使用国家规定的公文标印格式，眉首、主体、版记各项要素必须齐全。