（一）会议纪要的含义

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要与决议都是会议中产生的文件，二者的区别是：

1．会议的性质不同。决议一般由具有法定程序的会议通过表决产生。会议纪要则较多地由专业性、协调性、座谈讨论性会议通过学习、交流、研讨、协商产生。

2．内容覆盖面不同。决议是围绕某项会议议题而产生的，一次会议有几项议题，就可能产生几个决议文本；会议纪要则全面反映会议的内容和过程，一次会议只能形成一个会议纪要文本。在内容上，会议纪要除反映议定事项和主要精神外，有时还可以反映会议中不同的意见和观点。

3．产生的程序不同。决议须经法定程序表决通过，一旦通过，文字上不得作任何修改。因此，决议必须在会议过程中产生，其通过的日期就是成文时间，而会议纪要的产生程序有两种：双边或多边性会议产生的具有约束力的会议纪要，必须在会议或会谈中达成一致并签字认可；而其他会议纪要一般在会议结束之后，根据会议纪录整理而成，有时还需主办机关或上级机关领导人签发批准，故成文时间晚于会议日期。

（二）会议纪要的种类

1．办公会议纪要。这类会议纪要用于记载和传达领导机关及其首长的办公会议决定和决议事项，并发至有关下级部门要求贯彻执行。

2．专题工作会议纪要。这类会议纪要用于记载并传达重要的专题工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。

3．双边或多边会议纪要。这类会议纪要用于记载或发布双边或多边会议（包括会见和会谈）所取得的共识以及议定事项，往往需要各方签字确认，对与会各方有一定的约束力。

4．研讨会议纪要。这类会议纪要用于记载和发布研讨性会议或总结交流性会议的情况，要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应整理进去。

（三）会议纪要的结构和写法

1．标题。有以下几种写法：

（1）办公会议纪要标题。根据《国家行政机关公文格式》规定，办公会议纪要可以使用特定格式，以“×××××（发文机关名称）办公会议纪要”作为发文机关标识，不再写标题。

（2）专题工作会议纪要标题有两种写法：①主办机关名称＋会议名称＋纪要。如：《××省人民政府关于解决××××问题现场办公会议纪要》；②会议名称＋纪要。如：《全国教育工作会议纪要》。

（3）双边或多边联席会议纪要的标题写明会议主题，再标明“会议纪要”。如《关于香港政府资产和负债交接安排问题的会议纪要》。

（4）学术会议纪要的标题有两种写法：①会议名称加“纪要”二字。如：《全国切削刀具技术研讨会纪要》；②主副标题式。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。如：

抓住机遇 扩大开放

——沿长江五市对外开放研讨会纪要

2．正文。会议纪要的正文包括会议概况、会议内容和结尾三部分。

（1）会议概况部分。应当说明会议的名称、时间、地点，召集或主持会议的单位，会议主席（或主持人）、出席会议的单位和主要领导人，在会上作主要发言的单位及发言者的姓名、职务，会议讨论的主要议题和进行的主要活动，会议的基本成果等。

（2）会议内容部分。这部分是写作的重点，应当准确、全面地反映会议的主要精神和议定事项。写作方法主要有以下几种：①概述式，即把会议讨论的情况综合在一起，概括地加以叙述，适用于小型会议或问题较集中并且意见较一致的会议。②分列式，即把会议的主要精神和议定事项归纳成几个方面逐项叙述，每一方面可列出小标题或编上序号，以使条理清楚，适用于规模较大、问题涉及面较广的会议。③摘记式，就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。

（3）结尾部分。结尾部分提出希望和要求。亦可省去不写。有的会议纪要应当在结尾处感谢会议的东道主以及支持会议的单位。

3．签署。双边或多边联席会议纪要应当由各方代表共同签署并盖章。

4．成文时间。会议纪要成文时间的确定有三种情况：

（1）以领导人签发或上级机关领导人审批同意的日期为准。

（2）以会议实际召开的日期为准，这种情况成文时间置于标题之下居中用圆括号括入。

（3）以与会各方共同签署的日期为准。